|
BAKK >> Systemy wspierające działalność operacyjną
Systemy wspierające działalność operacyjną
Dedykowany system wspierający działalność operacyjną firmy
W każdej firmie występują trzy podstawowe systemy komputerowe:
system finansowo-księgowy (czasem jako moduł ERP)
system wspierający operacyjną działalność firmy (czasem jako moduł ERP)
system raportowy
Systemy finansowo-księgowe oferowane są przez wyspecjalizowane firmy, systemy raportowe i hurtownie danych omawiane są w innych artykułach na stronie BAKK, w tym artykule przedstawiamy co to jest system wspierający podstawową działalność firmy oraz zasadnicze korzyści z wdrożenia systemu wspierającego podstawową działalność firmy.
System wspierający działalność operacyjną firmy vs. ERP (Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa)
Systemy ERP mają za zadanie wspierać i integrować zarządzanie oraz operacyjną działalność przedsiębiorstw. W założeniach zakres wsparcia działalności przez systemy ERP powinien być pełen, czyli systemy ERP powinny integrować poszczególne jednostki organizacyjne oraz funkcje przedsiębiorstw. W praktyce implementacja systemów EPR napotyka na kilka barier, które utrudniają osiągnięcie tego celu:
- Realizacja systemu ERP to duże przedsięwzięcie, które wymaga dużo zasobów i czasu
- Budowa systemu ERP wymaga istotnej reorganizacji procesów biznesowych, oraz de facto dostosowania przebiegu tych procesów do funkcjonalności systemu ERP
Patrząc dalej z perspektywy przedsiębiorstwa wykorzystującego system EPR można przedstawić następujące zalety i wady:
- zaleta: uporządkowane procesy
- zaleta: zintegrowane środowisko
- wada: zestandaryzowane procesy (w porównaniu do konkurencji)
- wada: usztywnienie procesów w ramach firmy
- wada: obsługa funkcji specyficznych dla przedsiębiorstwa wymaga modyfikacji systemu ERP
Uwzględniając powyższe uwarunkowania okazuje się, że pełne wdrożenie ERP jest kosztowne, wymaga dostosowania procesów, utrudnia modyfikację procesów biznesowych, aby móc się dostosowywać do zmian na rynku, z zasady reorganizuje procesy biznesowe w sposób powszechny dla konkurentów. Dlatego z naszych doświadczeń wynika, że proces wdrażania systemów wspierających działalność należy zoptymalizować, aby osiągnąć wszystkie korzyści, zminimalizować elementy spowalniające dostosowanie do zmian rynkowych i osiągnąć to najmniejszym kosztem. Rozwiązaniem jest wdrożenie systemu ERP w funkcjach niezmiennych dla firmy oraz budowa dedykowanego systemu do obsługi działalności operacyjnej, który pozwoli zdobyć przewagę nad konkurencją dzięki unikalności i mobilności.
Korzyści biznesowe z wdrożenia systemu obsługi działalności operacyjnej:
- Uporządkowanie procesu biznesowego (przepływu zleceń od klientów, zamówień do dostawców, wyceny, wniosków, umów, etc.)
- Integracja z systemem finansowo-księgowym
- Automatyzacja wystawiania dokumentów na styku z klientami i dostawcami (zlecenia, faktury, etc.)
- Organizacja pracy sieci dystrybucyjnej
- Automatyzacja rozliczeń (fakturownie, kontrola płatności)
- Analiza danych pod kątem rentowności
- Analiza obciążenia i efektywności pracowników i zasobów
Przykładowe funkcjonalności:
- Obsługa pełnego cyklu produkcyjnego
- Wprowadzanie zleceń, wniosków, umów z klientami
- Generacja zleceń do dostawców
- Obsługa powiązania między aktywnością klientów a aktywnością dostawców (wylicznie rentowności działań)
- Obsługa słowników
- Obsługa harmonogramów: dostarczenia materiałów, należności i płatności etc.
- Wsparcie workflow przez alertery o czynnościach do wykonania przez pracowników różnych działów
- Monitoring aktywności pracowników
- Wydruk faktur sprzedażowych i rejestracja faktur zakupowych – śledzenie przepływów finansowych
- Raportowanie operacyjne
Architektura:
Z doświadczeń jakie nabyliśmy pracując dla naszych klientów obserwujemy, że w zależności od sposobu prowadzenia działalności przez przedsiębiorstwo sprawdzają się dwie architektury.
Dla firm prowadzących działalność w obrębie jednego biura, gdzie nie ma potrzeby częstego dostawania się z zewnątrz do systemu proponujemy architekturę klient – serwer. Jest to sprawdzone rozwiązanie dosyć efektywne kosztowo.
 |
|
Dla firm prowadzących działalność w wielu lokalizacjach, gdzie jest konieczność częstego dostawania się z zewnątrz do systemu proponujemy architekturę hybrydową. Część funkcjonalności, która wykonywana jest w ramach centralnego biura firmy (np.: wprowadzanie cenników, definicja typów umów, inne czynności konfigurujące procesy biznesowe) obsługiwana jest przez aplikację klient – serwer, natomiast czynności które wykonywane są w terenie (rejestracja zleceń, wprowadzanie wniosków) prowadzone są przy pomocy aplikacji trójwarstwowej.
Rozwiązanie takie pozwala na osiągnięcie maksymalnych korzyści, podniesienie jakości pracy, zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa przy relatywnie niskim koszcie implementacji.
Dzięki zastosowaniu systemu rozliczeniowego można osiągnąć pełną automatyzację i uszczelnienie procesu dokonywania rozliczeń - a w rezultacie zwiększenie przychodów przedsiębiorstwa poprzez pełną kontrolę prowizji.
BAKK specjalizuje się w budowie zaawansowanych systemów rozliczeń, których algorytmy wyliczania wynagrodzeń są złożone i zależne od wielu wskaźników jakościowych i ilościowych, nie tylko wyłącznie od ilości świadczonych usług lub produktów.
Nasze rozwiązanie charakteryzuje się następującymi cechami:
- pozwala na dwustronne zarządzanie rozliczeniami z partnerami handlowymi: po stronie dostawców (prowizja należna) oraz odbiorców (prowizja do wypłaty), dzięki czemu zapewnia pełną konfrontację danych, nie tylko w zakresie błędów naruszających interesy któregoś z partnerów handlowych,
- zapewnia 100% eliminację błędów powstałych na skutek nieuwagi osoby dokonującej rozliczenia, z doświadczenia wiemy, że ten czynnik znacząco redukuje nadpłaty i niedopłaty,
- umożliwia bieżącą kontrolę wypłacania zaliczek oraz ich pokrycia z przyszłych przychodów,
- kontroluje jakość danych udostępnianych przez dostawców produktów i usług, oraz danych pochodzących z sieci handlowej,
- kontroluje efektywność i jakość wyników pracy sieci handlowej,
- zapewnia możliwośc estymacji wyników przed zamknięciem okresu rozliczeniowego, dzięki czemu można przewidywać wielkości prowizji oraz kontrolować przepływy finansowe,
- umożliwia kontrolę spójności danych pochodzących z różnych źródeł (nie jest to 100% uwiarygodnienia, ale podniesienie wiarygodności z 20% do 80% to już jest 4x).
Ostatnio do naszej oferty wprowadziliśmy również systemy rozliczeniowe służące do rozliczania prac wykonywanych w oparciu o fundusze europejskie EFS i POKL.
Klasy systemów rozliczeniowych wynikają z poszczególnych funkcji pełniąnych przez te systemy. Zasadnicze grupy funkcji to:
- obsługa funkcji naliczania i weryfikacji opłat
- obsługa formalno-dokumentacyjna (tzw. billing)
- wymiana danych pomiędzy kontrahentami (tzw. mediacja)
- analiza wyników i przebiegu rozliczeń
Obsługa funkcji naliczania i weryfikacji opłat
Zasadniczą funkcją systemów rozliczeniowych jest możliwość wyliczenia, badź weryfikacji naliczonych przez kontrahenta opłat.
Zasady naliczania opłat i wynagrodzeń mogą się bardzo istotnie różnić, począwszy od prostych, w których wynagrodzenie zależy bezpośrednio, wyłącznie i wprost proporcjonalnie od ilości dostarczonych usług lub produktów, a kończąc na systemach, które poza ilością wyliczają wynagrodzenia na podstawie wielu wskaźników jakościowych i ilościowych bazujących na danych z dłuższych szeregów czasowych.
Obsługa formalno-dokumentacyjna (tzw. billing)
Wszystkie systemy rozliczeniowe funkcjonują na styku organizacji, więc immanentną ich cechą jest komunikacja wyniku rozliczeń pomiędzy tymi organizacjami.
Komunikacja może przebiegać w sposób tradycyjny – wówczas konieczna jest obsługa formalno-dokumentacyjna związana z fakturowaniem.
Wymiana danych pomiędzy kontrahentami (tzw. mediacja)
W przypadku bardziej zaawansowanych systemów rozliczeniowych, szczególnie w rozwiązaniach B2B wymiana danych przebiega w sposób automatyczny i elektroniczny.
Analiza wyników i przebiegu rozliczeń
Systemy rozliczeniowe stanowią niewyczerpane źródło danych o funkcjonowaniu i kondycji firmy oraz o przebiegu procesów krytycznych z punktu widzenia powodzenia i istnienia organizacji. Ponadto dane czerpane z systemów rozliczeniowych mają najmniejsze opóźnienie, pozwalają więc "trzymać rękę na pulsie" przedsiębiorstwa.
W zależności od stopnia skomplikowania zasad naliczania wynagrodzeń rozkładają się akcenty pomiędzy poszczególnymi funkcjami systemów rozliczeń – w ten sposób kształtują się również poszczególne klasy rozwiązań.
Systemy rozliczeniowe funduszy europejskich - służące do rozliczania środków otrzymanych w ramach różnych programów finansowanych ze środków Unii Europejskiej pełnią krytyczną funkcję dla wielu organizacji
Odpowiadają one za zarządzanie, monitoring i wykonanie czynności operacyjnych w ramach realizacji zadań instytucji i cyklu obiegu środków finansowych.
Ważnym polem zastosowania systemów rozliczeniowych są instytucje zobligowane do raportowania swojej działalności urzędom lub kontrahentom. Stanowią również wsparcie organizacji działających w cyklach projektowych, w których procesy rozliczeniowe są bardzo złożone i zależą od udziału w poszczególnych projektach, przychodów i rentowności tych projektów oraz często od wskaźników jakościowych tych projektów.
Główne cele stawiane przed systemami rozliczeniowymi to:
- kontrola procesu rozliczeń i wykrywanie nieprawidłowości,
- powstających przy rozliczeniach,
- automatyzacja procesu rozliczeń i obniżanie kosztów samego rozliczenia.
W następnych artykułach prezentujemy:
-
[INT index.php?id=6,18,0,0,1,0]główne cechy budowanych przez BAKK systemów rozliczeniowych[/INT]
[INT index.php?id=6,18,0,0,1,0]>>[/INT]
Systemy rozliczeniowe pełnią krytyczną funkcję dla wielu organizacji odpowiadają za zarządzanie, monitoring i wykonanie czynności technicznych w ramach cyklu obiegu gotówki.
Systemy rozliczeniowe są stosowane w branżach, w których procesy rozliczeniowe z kontrahentami, dostawcami lub odbiorcami, są bardzo złożone lub bardzo liczne. Te branże to:
- telekomunikacja
- energetyka
- usługi finansowe
- handel i dystrybucja
- FMCG (ang. Fast Moving Consumer Goods) – produkcja towarów szybkorotujących
Poza tymi branżami systemy rozliczeniowe znajdują zastosowanie np. w organizacjach projektowych, w których procesy rozliczeniowe są bardzo złożone i zależą od udziału w poszczególnych projektach, przychodów i rentowności tych projektów oraz często od wskaźników jakościowych tych projektów. Główne cele stawiane przed systemami rozliczeniowymi to:
- zapewnienie elastyczności w definiowaniu produktów i usług
- zapewnienie elastyczności w definiowaniu zasad rozliczenia płatności za produkty i usługi
- kontrola procesu rozliczeń i wykrywanie nieprawidłowości powstających przy rozliczeniach
- automatyzacja procesu rozliczeń i obniżanie kosztów samego rozliczenia
Zastosowania systemów rozliczeniowych:
- rozliczenia kontrahentów współpracujących na zasadach prowizyjnych (naliczanie prowizji)
- rozliczenia pracowników wynagradzanych na zasadach projektowych (naliczanie wynagrodzeń na podstawie wielu równolegle prowadzonych projektów)
- rozliczenia sieci dystrybucji wg wskaźników ilościowych i jakościowych (rozliczanie dystrybutorów za realizację założeń sieci dystrybucyjnej)
Szczególną grupę systemów rozliczeniowych stanowią systemy służące do rozliczania środków otrzymanych w ramach różnych programów finansowanych ze środków Unii Europejskiej - np. EFS i POKL.
Odpowiadają one za zarządzanie, monitoring i wykonanie czynności operacyjnych w ramach realizacji zadań instytucji i cyklu obiegu środków finansowych. W następnych artykułach prezentujemy:
- [ID 33]klasy rozwiązań z zakresu systemów rozliczeniowych oferowanych przez BAKK[/ID]
[ID 33]>>[/ID]
-
[ID 18]główne cechy budowanych przez BAKK systemów rozliczeniowych[/ID]
[ID 18]>>[/ID]
|
