Systemy finansowo-księgowe oferowane są przez wyspecjalizowane firmy, systemy raportowe i hurtownie danych omawiane są w innych artykułach na stronie BAKK, w tym artykule przedstawiamy co to jest system wspierający podstawową działalność firmy oraz zasadnicze korzyści z wdrożenia systemu wspierającego podstawową działalność firmy.

System wspierający działalność operacyjną firmy vs. ERP (Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa)

Systemy ERP mają za zadanie wspierać i integrować zarządzanie oraz operacyjną działalność przedsiębiorstw. W założeniach zakres wsparcia działalności przez systemy ERP powinien być pełen, czyli systemy ERP powinny integrować poszczególne jednostki organizacyjne oraz funkcje przedsiębiorstw. W praktyce implementacja systemów EPR napotyka na kilka barier, które utrudniają osiągnięcie tego celu:

• Realizacja systemu ERP to duże przedsięwzięcie, które wymaga dużo zasobów i czasu
• Budowa systemu ERP wymaga istotnej reorganizacji procesów biznesowych, oraz de facto dostosowania przebiegu tych procesów do funkcjonalności systemu ERP

Patrząc dalej z perspektywy przedsiębiorstwa wykorzystującego system EPR można przedstawić następujące zalety i wady:

• zaleta: uporządkowane procesy
• zaleta: zintegrowane środowisko
• wada: zestandaryzowane procesy (w porównaniu do konkurencji)
• wada: usztywnienie procesów w ramach firmy
• wada: obsługa funkcji specyficznych dla przedsiębiorstwa wymaga modyfikacji systemu ERP

Uwzględniając powyższe uwarunkowania okazuje się, że pełne wdrożenie ERP jest kosztowne, wymaga dostosowania procesów, utrudnia modyfikację procesów biznesowych, aby móc się dostosowywać do zmian na rynku, z zasady reorganizuje procesy biznesowe w sposób powszechny dla konkurentów. Dlatego z naszych doświadczeń wynika, że proces wdrażania systemów wspierających działalność należy zoptymalizować, aby osiągnąć wszystkie korzyści, zminimalizować elementy spowalniające dostosowanie do zmian rynkowych i osiągnąć to najmniejszym kosztem. Rozwiązaniem jest wdrożenie systemu ERP w funkcjach niezmiennych dla firmy oraz budowa dedykowanego systemu do obsługi działalności operacyjnej, który pozwoli zdobyć przewagę nad konkurencją dzięki unikalności i mobilności.

Korzyści biznesowe z wdrożenia systemu obsługi działalności operacyjnej:

• Uporządkowanie procesu biznesowego (przepływu zleceń od klientów, zamówień do dostawców, wyceny, wniosków, umów, etc.)
• Integracja z systemem finansowo-księgowym
• Automatyzacja wystawiania dokumentów na styku z klientami i dostawcami (zlecenia, faktury, etc.)
• Organizacja pracy sieci dystrybucyjnej
• Automatyzacja rozliczeń (fakturownie, kontrola płatności)
• Analiza danych pod kątem rentowności
• Analiza obciążenia i efektywności pracowników i zasobów

Przykładowe funkcjonalności:

• Obsługa pełnego cyklu produkcyjnego
• Wprowadzanie zleceń, wniosków, umów z klientami
• Generacja zleceń do dostawców
• Obsługa powiązania między aktywnością klientów a aktywnością dostawców (wylicznie rentowności działań)
• Obsługa słowników
• Obsługa harmonogramów: dostarczenia materiałów, należności i płatności etc.
• Wsparcie workflow przez alertery o czynnościach do wykonania przez pracowników różnych działów
• Monitoring aktywności pracowników
• Wydruk faktur sprzedażowych i rejestracja faktur zakupowych – śledzenie przepływów finansowych
• Raportowanie operacyjne

Architektura:

Z doświadczeń jakie nabyliśmy pracując dla naszych klientów obserwujemy, że w zależności od sposobu prowadzenia działalności przez przedsiębiorstwo sprawdzają się dwie architektury.

Dla firm prowadzących działalność w obrębie jednego biura, gdzie nie ma potrzeby częstego dostawania się z zewnątrz do systemu proponujemy architekturę klient – serwer. Jest to sprawdzone rozwiązanie dosyć efektywne kosztowo.