Klasy systemów rozliczeniowych wynikają z poszczególnych funkcji pełniąnych przez te systemy. Zasadnicze grupy funkcji to:
- obsługa funkcji naliczania i weryfikacji opłat
- obsługa formalno-dokumentacyjna (tzw. billing)
- wymiana danych pomiędzy kontrahentami (tzw. mediacja)
- analiza wyników i przebiegu rozliczeń
Obsługa funkcji naliczania i weryfikacji opłat
Zasadniczą funkcją systemów rozliczeniowych jest możliwość wyliczenia, badź weryfikacji naliczonych przez kontrahenta opłat. Zasady naliczania opłat i wynagrodzeń mogą się bardzo istotnie różnić, począwszy od prostych, w których wynagrodzenie zależy bezpośrednio, wyłącznie i wprost proporcjonalnie od ilości dostarczonych usług lub produktów, a kończąc na systemach, które poza ilością wyliczają wynagrodzenia na podstawie wielu wskaźników jakościowych i ilościowych bazujących na danych z dłuższych szeregów czasowych.
Obsługa formalno-dokumentacyjna (tzw. billing)
Wszystkie systemy rozliczeniowe funkcjonują na styku organizacji, więc immanentną ich cechą jest komunikacja wyniku rozliczeń pomiędzy tymi organizacjami. Komunikacja może przebiegać w sposób tradycyjny – wówczas konieczna jest obsługa formalno-dokumentacyjna związana z fakturowaniem.
Wymiana danych pomiędzy kontrahentami (tzw. mediacja)
W przypadku bardziej zaawansowanych systemów rozliczeniowych, szczególnie w rozwiązaniach B2B wymiana danych przebiega w sposób automatyczny i elektroniczny.
Analiza wyników i przebiegu rozliczeń
Systemy rozliczeniowe stanowią niewyczerpane źródło danych o funkcjonowaniu i kondycji firmy oraz o przebiegu procesów krytycznych z punktu widzenia powodzenia i istnienia organizacji. Ponadto dane czerpane z systemów rozliczeniowych mają najmniejsze opóźnienie, pozwalają więc "trzymać rękę na pulsie" przedsiębiorstwa.
W zależności od stopnia skomplikowania zasad naliczania wynagrodzeń rozkładają się akcenty pomiędzy poszczególnymi funkcjami systemów rozliczeń – w ten sposób kształtują się również poszczególne klasy rozwiązań.
Systemy rozliczeniowe funduszy europejskich - służące do rozliczania środków otrzymanych w ramach różnych programów finansowanych ze środków Unii Europejskiej pełnią krytyczną funkcję dla wielu organizacji
Odpowiadają one za zarządzanie, monitoring i wykonanie czynności operacyjnych w ramach realizacji zadań instytucji i cyklu obiegu środków finansowych.
Ważnym polem zastosowania systemów rozliczeniowych są instytucje zobligowane do raportowania swojej działalności urzędom lub kontrahentom. Stanowią również wsparcie organizacji działających w cyklach projektowych, w których procesy rozliczeniowe są bardzo złożone i zależą od udziału w poszczególnych projektach, przychodów i rentowności tych projektów oraz często od wskaźników jakościowych tych projektów.
Główne cele stawiane przed systemami rozliczeniowymi to:- kontrola procesu rozliczeń i wykrywanie nieprawidłowości,
- powstających przy rozliczeniach,
- automatyzacja procesu rozliczeń i obniżanie kosztów samego rozliczenia.
W następnych artykułach prezentujemy: